Делегирование прав и ответственности - Коммуникации в управлении и мотивации деятельности

Средством, с помощью которого осуществляется связь одного должностного уровня управления с другим, является делегирование. Именно благодаря делегированию управление становится упорядоченным, выстраивается иерархия уровней и повышается эффективность ее координации.

В рамках конкретной управленческой структуры осуществляется целевое перераспределение функций, полномочий и ответственности среди ее субъектов. Идея делегирования была выдвинута российским ученым П.П. Керженцевым еще в 20-х годах XX века и в дальнейшем получила развитие и распространение.

Делегирование - это передача ряда функций, задач, полномочий и ответственности одного руководителя другому лицу - получателю. Делегатор (тот, кто передает) не только перераспределяет функции, но и передает решение менее значимых проблем, необходимые для этого полномочия и сопряженную с ними ответственность, при этом сохраняя за собой контроль и общее руководство.

Делегирование охватывает ряд конкретных областей управленческой деятельности, а именно:

- специализированные виды работ (снабжение, сбыт, финансовый контроль и др.);

- всевозможные подготовительные виды работ (разработка планов, программ, проектов и др.);

- решение отдельных вопросов по оказанию консультативных услуг делегирующему лицу (подготовка докладов, подбор специальной литературы, справки);

- присутствие на конкретных мероприятиях информационного характера, выступление с сообщениями и обмен опытом;

Области делегирования могут быть расширены, но могут быть значительно сокращены. Это зависит от того, как делегатор определяет свою рабочую нагрузку и как рассматривает делегирование.

Процесс делегирования делегатор может рассматривать по-разному: в одних случаях - как снижение рабочей нагрузки за счет ее перераспределения среди сотрудников, в других -как повышение продуктивности организации за счет рационального использования ресурсов, в третьих - как повышение уровня доверия, слаженности работы персонала и улучшение морально-психологического климата в коллективе.

Однако, как показывает практика, многие руководители предпочитают не заниматься делегированием. Они боятся потерять контроль над персоналом и проектом, боятся уступить кому-то право на ответственность. Многим кажется, что сами они выполняют задания более эффективно. Так, например, президент БКГ «Менеджмент-консалтинг» Марк Федин приводит пять аргументов руководителей против делегирования:

«Сам я сделаю это быстрее и лучше, чем мой персонал».

«Проще выполнять это самому, чем организовывать, объяснять и следить за выполнением».

«Среди моих сотрудников нет компетентного человека».

«Мой персонал может быть против дополнительной работы»*.

Федин делает вывод, что эти страхи неоправданны, так как делегирование позволяет подчиненным максимально продуктивно использовать имеющиеся у них знания, способности и опыт.

За собой делегатор оставляет главные функции, задачи, полномочия и полный объем ответственности. К ним относятся:

- принятие управленческих решений по определению стратегии развития организации (структурного подразделения);

- принятие управленческих решений с высокой степенью риска;

- определение целей, задач организации и их ресурсное обеспечение;

- решение особо важных и срочных задач, предполагающих действия в условиях критических ситуаций;

- рассмотрение конфиденциальных вопросов (поощрение, наказание и др.) персонала;

Поскольку процесс делегирования в иерархической структуре управления осуществляется «сверху вниз», мы наблюдаем на каждом ее уровне перераспределение и закрепление функций и задач за конкретными подразделениями и должностями.

Процесс делегирования связан не только с перераспределением и закреплением конкретной деятельности, но и с передачей определенных полномочий, которые дают должностным лицам возможность влиять на своих подчиненных. По мнению зарубежных ученых, полномочия понимаются как «ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач»*.

Другими словами, полномочия могут рассматриваться как право перераспределять должностные обязанности среди подчиненных и удостоверяться в их профессионализме и ответственности. Делегирование полномочий осуществляется на том основании, что дело профессиональнее знает тот работник, который им непосредственно занимается. Полномочиями наделяется не конкретный работник (Иванов, Петров), а определенная должность в структуре управления, которая не должна иметь слишком много или слишком мало полномочий. Одним словом, должностному лицу следует получать полномочия в объеме, необходимом для выполнения функций вверенного ему подразделения, проекта, задания; при этом оно берет на себя соответствующую ответственность.

Делегирование полномочий неразрывно связано не только с категорией «ответственность», но и с понятием «власть». В отличие от ответственности, власть представляет собой реальную способность и возможность оказывать определяющее воздействие на деятельность и поведение людей.