|
Организация проведения анализа производственно – хозяйственной деятельности
В управленческом цикле он занимает промежуточное место между получением информации и принятием решения. С его помощью осуществляется обратная связь в системе управления производством. Анализ тесно связан с такими общими функциями управления, как планирование, организация, мотивация и контроль, и необходим для выработки объективного решения в системе менеджмента.
Система управления (управляющая система) влияет на управляемый объект (управляемую систему) и некоторые входные переменные целенаправленным управленческим воздействием. Оно связано с реализацией управленческого решения и завершает управленческий цикл: сбор и обработка информации – анализ результатов – выработка и принятие управленческого решения – его реализация.
Во всех известных управленческих циклах анализ и принятие решения осуществляет управляющая система наряду со своими общими функциями [17]. И хотя анализ не выделен в качестве ее самостоятельной функции, он является существенным по значимости и объему компонентом функции контроля.
Анализ следует признать функцией менеджмента по следующим причинам: во – первых, его выполняют на всех уровнях иерархической системы управления; во – вторых, его проводят исходя из единых принципов, на общей методологической основе; в – третьих, он необходим при принятии любого решения; в – четвертых, анализ тесно связан со всеми прочими функциями менеджмента, будучи составной частью каждой из них. Важным элементом менеджмента организации является экономический анализ, который служит базой для выработки практических управленческих решений, выявления внутренних резервов и повышения эффективности функционирования организации. Экономический анализ представляет собой не только инструмент изучения ее производственной и хозяйственной деятельности, но и научную дисциплину, т.е. совокупность специальных знаний, которые опираются на законы философии и функционирования систем и используются для изучения производственных, экономических и социальных процессов, выявления и оценки влияния положительных и отрицательных факторов, определения тенденции развития и принятия оптимальных управленческих решений.
Об экономическом анализе можно говорить в широком и узком смысле в зависимости от того, касается ли он всего национального хозяйства в целом, его отраслей, территорий и крупных целевых программ или отдельных организаций, их структурных подразделений и элементов (вплоть до бригад и рабочих мест) [11]. Управление работой организации проводится с учетом происходящих в ней технических, технологических, экономических и социальных процессов. Анализ, охватывающий все стороны ее производственно – хозяйственной деятельности, можно классифицировать как технико – экономический. Это более объемный и в то же время более конкретный анализ, нежели экономический, финансовый или управленческий. Он представляет собой составную часть общего процесса управления.
Предметом такого анализа на автомобильном транспорте является производственно – хозяйственная деятельность автотранспортной организации, рассматриваемая во взаимосвязи с технической стороной производства, социальным развитием коллектива и текущей экономической политикой государства. Объектом анализа служит подразделение (отдел, автоколонна и т.д.), процесс (перевозки, технический осмотр и ремонт, складирование и др.) или явление (прибыль, затраты и т.п.). Субъектами анализа выступают все те, кто выполняют его или для кого он предназначен.
Цели анализа производственно – хозяйственной деятельности автотранспортной организации состоят в следующем: выявление и оценка социально – экономических результатов всех сторон деятельности организации, вскрытие резервов использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов, а также подготовка и повышение обоснованности стратегических и текущих управленческих решений.
К основным задачам анализа производственно – хозяйственной деятельности автотранспортной организации относятся:
- объективная всесторонняя оценка результатов функционирования организации и ее подразделений;
- выявление закономерностей и тенденций развития производства, возможностей совершенствования системы управления и определение эффективности принимаемых решений;
- оценка степени использования производственных ресурсов, состояния техники, технологии, организации производства, труда и управления с точки зрения их влияния на эффективность и качество работы автотранспортной организации и ее подразделений;
- выявление факторов, влияющих на конечные показатели деятельности организации, и классификация их по месту, продолжительности и характеру воздействия;
- прогнозирование ожидаемых результатов, подготовка материалов для принятия управленческих решений;
- разработка и контроль за осуществлением мероприятий, направленных на более эффективное использование ресурсов, распространение передового опыта, ликвидацию негативных явлений и причин плохой работы.
Результаты производственно – хозяйственной деятельности автотранспортной организации зависят от воздействия факторов объективного и субъективного характера. На объективные факторы (изменение цен, тарифов, ставок, норм амортизации основных производственных фондов и др.) организация не может оказывать влияния. Они, как правило, отражают действие экономических законов и являются внешними по отношению к ней. Субъективные факторы полностью зависят от работы автотранспортной организации, умелого руководства организацией в целом, ее производственными и хозяйственными подразделениями, а также от управления ее финансами [18].
Анализ производственно – хозяйственной деятельности автотранспортной организации невозможен без четко организованного информационного обеспечения, которое представляет собой систему данных и способов их обработки, позволяющих изучать реальное состояние организации, оценивать влияние факторов, определяющих показатели ее деятельности, и выявлять возможность осуществления управляющих воздействий. Схема информационной базы анализа производственно – хозяйственной деятельности автотранспортной организации (группировка первичной информации по источникам возникновения) представлена на рисунке 1.2.
Производственная деятельность автотранспортной организации складывается из основных и вспомогательных процессов, а каждый из них содержит ряд операций, выполняемых параллельно и (или) последовательно. Отразить все стороны работы организации можно лишь в том случае, если каждая хозяйственная операция спланирована и зарегистрирована. Это достигается составлением плановых и учетных первичных документов, которые наряду с различными неучетными материалами используются при проведении анализа. Планово – нормативная документация включает в себя стратегические бизнес – планы, текущие планы и обязательства, а также оперативные задания по автотранспортной организации или ее подразделениям.
Достоверность данных учета зависит от качества и своевременности составления первичных документов. Документация позволяет организовать постоянный контроль выполнения коллективами и отдельными исполнителями плановых заданий и обязательств.
При помощи учетных документов устанавливается ответственность исполнителей за порученную им работу и материально ответственных лиц – за переданные им хозяйственные ценности.
К материалам, не подлежащим учету, относятся фотографии рабочего дня и хронометражные наблюдения, сообщения в средствах массовой информации, решения общих собраний и производственных заседаний, устная информация и т.д. Значение неучетной информации состоит в том, что она позволяет получить оперативный сигнал по каналам обратной связи о напряженных участках работы, недостатках деятельности организации или отдельного подразделения [5]. Эта информация служит основой для оперативного диагностирования производственно – хозяйственной деятельности и принятия срочных корректировочных мер.
Информация, используемая в анализе, по отношению к объекту исследования может быть внутренней или внешней, а по отношению к предмету анализа – основной и вспомогательной. По характеру поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. Регулярная информация позволяет проводить наблюдение и формулировать выводы на протяжении установленного промежутка времени. Она в свою очередь распадается на постоянную и переменную, а также перспективную, текущую и оперативную. Вышеприведенные термины не требуют подробных пояснений, так как их содержание раскрывается названием. Экономическая информация должна объективно, достоверно и достаточно полно отражать производственно – хозяйственные процессы, происходящие в автотранспортной организации. Существует негласное правило, согласно которому информации должно быть столько, сколько необходимо для принятия рационального решения, не больше и не меньше: ее избыток так же вреден, как и недостаток. Затраты на сбор, обработку и хранение информации должны быть значительно меньше положительного эффекта, обусловленного ее использованием.
Анализ производственно – хозяйственной деятельности автотранспортной организации и их подразделений невозможен без системы технико – экономических показателей, которые позволяют судить о результатах работ. Эту систему следует составить таким образом, чтобы создавать мотивацию и поддерживать постоянную заинтересованность организаций и трудовых коллективов в увеличении объемов пассажироперевозок, улучшении обслуживания пассажиров, повышении эффективности деятельности в каждой организации и отрасли в целом. Технико – экономические показатели, применяемые в анализе производственно – хозяйственной деятельности, можно разбить на следующие группы:
- первичные и вторичные;
- количественные и качественные;
- размерные и безразмерные;
- абсолютные (объемные) и относительные (удельные).
Первичные показатели, являющиеся исходными для проведения анализа, дают представление о состоянии автотранспортной организации. вторичные показатели – это данные, подвергнутые обработке, предназначенные для оценки анализируемого объекта и принятия на их основе управленческого решения. Количественные показатели отражают измеряемую сторону явления и используются для выражения абсолютных и относительных величин, таких, как объем пассажирских перевозок в целом по автотранспортной организации и по отдельным компонентам (клиенты, виды перевозок), а также перевозок пассажиров, пассажирооборот, платный пробег, число отработанных авточасов и т.д. качественные показатели характеризуют какой – либо объект, процесс, явление или продукт с точки зрения их соответствия определенным требованиям или ограничениям, а также степени их использования. Размерные показатели выражают численное значение в каких – либо единицах измерения: тоннах, пассажирокилометрах, часах, рублях и т.д. эти показатели могут быть натуральными или стоимостными в соответствии с измерителями, положенными в их сторону. Безразмерные показатели не имеют единиц измерения и обычно являются коэффициентами (коэффициенты выпуска автомобилей на линию, использования рабочего времени и т.д.). Абсолютные (объемные) показатели позволяют описать анализируемый объект или отдельное свойство в простых единицах измерения (прибыль, объем перевозок, пробег и др.), тогда как относительные (удельные) являются вторичными – производными от соответствующих абсолютных. К ним относятся скорость, часовая выработка, себестоимость и т.д.
Для обеспечения объективности и достоверности аналитической информации осуществляют ее отбор, проверку и обработку [19]. При отборе информации учитывают цель, задачи, характер и периодичность анализа. Материалы, отобранные для анализа производственно – хозяйственной деятельности, подвергают трем видам проверки: технической, на доброкачественность и встречной. Техническая проверка заключается в установлении соответствия анализируемой информации оформительским и исполнительским требованиям и стандартам. Проверка доброкачественности материалов должна показать, насколько объективно они отражают производственную деятельность в анализируемом периоде. Этот вид проверки имеет исключительно важное значение не только с точки зрения обеспечения правильных выводов по результатам анализа, но и для борьбы с искажениями в учете и отчетности. Проверка используемых при анализе материалов должна касаться как правильности отчетных и плановых данных, так и методологии их исчисления, влияющей на содержание и величину показателей.
Встречная проверка позволяет убедиться в том, что данные, используемые на различных уровнях анализа, совпадают. Так, например, показатели отчетности организации по платежам в бюджет и финансированию из бюджета должны совпадать с соответствующими показателями финансовых органов. После проверки приступают к предварительной обработке информации и представлению ее в удобном для формулирования выводов и принятия решений виде.
Следует отметить важную роль компьютеров в обработке информации при проведении анализа производственно – хозяйственной деятельности. Их применение существенно повышает качество анализа. В настоящее время компьютер превратился в атрибут рабочего места специалиста в системе управления организацией. Задачи анализа могут быть включены в информационно – вычислительную систему автотранспортной организации тремя способами:
-децентрализованным (рассредоточены по различным функциональным блокам);
- централизованным (объединены в один блок);
- комбинированным (расположены вместе с задачами другого функционального блока).
Выбор того или иного способа обусловливается особенностями системы управления, информационной базы и схемы подключения вычислительных средств. Рассматривая автоматизированное рабочее место аналитика как элемент информационно – вычислительной системы автотранспортной организации, сформулируем основные требования к нему: возможность адаптации к изменяющимся условиям, выполнения не только ретроспективного или перспективного, но и оперативного (в темпе поступления информации) анализа, а также обращения к нормативно – справочным данным в любое время; необходимость своевременной корректировки программно – математического обеспечения; простота пользования информационной системой на практике.
Выполнение анализа производственно – хозяйственной деятельности автотранспортная организация требует его четкой организации, т.е. системы рациональных скоординированных действий для изучения объекта в соответствии с поставленной целью. Руководство проведением анализа осуществляет, как правило, начальник экономической службы автотранспортной организации, а основными исполнителями являются ее сотрудники. Для квалифицированной оценки деятельности организации или отдельных подразделений необходимо привлекать специалистов соответствующего профиля.
До начала анализа должен быть составлен план, в котором намечен круг вопросов, подлежащих изучению, установлен срок завершения работы и распределены обязанности между исполнителями. Общая схема выполнения анализа производственно – хозяйственной деятельности автотранспортной организации представлена на рисунке 1.3.
Если анализ носит регулярный характер (например, ежедневный или квартальный), то разрабатывают план – программу на длительный период. В случае проведения комплексного анализа деятельности организации нужно учитывать взаимную связь показателей работы [12]. Это требует выполнения анализа в определенной последовательности: сначала устанавливают, какие результаты получены, а затем выясняют, чем они обусловлены. Анализ производственно – хозяйственной деятельности включает в себя следующие этапы:
- подготовительный;
- диагностический;
- аналитический (основной);
- заключительный.
Подготовительный этап связан с разработкой программы исследований и подготовкой материалов для анализа. Содержание программы зависит от цели и задач анализа, а также направления практического использования результата. Она детализируется при составлении плана – графика и определения состава участников. Отбор, проверку и подготовку материалов проводят в соответствии с программой анализа. Классификация структур и процессов
| 
